Business Conitnuity Management

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Business Continuity Management (BCM) bezeichnet eine Reihe von umfassenden, fest definierten Aktionen zur Vorbereitung einer geplanten, effektiven Reaktion von Unternehmen auf eine kritische Situation, um die Folgen der Unterbrechung von sensiblen Geschäftsprozessen zu minimieren.

In jedem Unternehmen besteht – unabhängig von der Branche – das Risiko von Zwischenfällen, die Geschäfts­aktivitäten unterbrechen können. Daher, ist es wichtig, Szenarien zu identifizieren und Business-Continuity-Pläne zu entwickeln. Die Unternehmen der Raben Group erstellten vor einigen Jahren zunächst Notfallverfahren sowie entsprechende Krisenreaktionsteams. Allerdings deckten sie nur einige der möglichen kritischen Geschäftsvor­fälle ab.

Um möglichst alle Szenarien umfassend abzudecken, veranlasste der Vorstand der Raben Group, ein umfassen­des BCM in den einzelnen Unternehmen zu implementieren. Aufgrund der Größe der Organisation, wurde das Projekt in mehrere Phasen unterteilt und bisher in Polen, der Tschechischen Republik, der Slowakei, der Ukraine und in Ungarn eingeführt. Die Umsetzung in den Niederlanden und in den deutschen Niederlassungen ist im Anschluss geplant.

Auf Basis der erarbeiteten methodischen Grundlage wurden Richtlinien für die Unternehmensgruppe definiert und umgesetzt. Diese bestimmen den Umfang des BCM-Systems, die entsprechenden Pläne sowie die Verantwort­lichkeiten für die einzelnen Elemente des Systems. Nach der Analyse der Risiken, die die Geschäftsprozesse unterbrechen können, wurden präventive Maßnahmen ausgearbeitet und umgesetzt.

Im Rahmen des BCM-Verfahrens wurden Krisenmanagementstrukturen aufgebaut und detaillierte Business Continuity-Pläne entworfen. Ihr Umfang ist in zwei Bereiche unterteilt:

  • Allgemeiner Teil: Beschreibung der Krisenszenarien, regeln zur Planverteilung und -inbetriebnahme, Kommuni­kation in einer kritischen Situation, Methodik der Aufzeichnung des Verlauf der kritischen Situation und ihren Abschluss, Methodik zur Durchführung von Tests, Regeln für Bewertungen und Updates des Plans
  • Detaillierte Phasen des Plans, die die Verantwortung und die einzelnen, vorzunehmenden Schritte während des Vorfalls definieren

Die gesamte Dokumentation ist Bestandteil des Integrierten Managementsystems, das regelmäßig geprüft und auditiert wird.

Zusätzlich werden die Notfallpläne einer jährlichen Prüfung unterzogen, die in Form eines Planspiels organisiert sind. Das Hauptziel ist dabei die Überprüfung der Verfahren bzgl. ihrer Kohärenz, Richtigkeit und Vollständigkeit sowie die Kontrolle der Krisenmanagementstrukturen hinsichtlich Kompetenzen und Autorisierungen. Das Test­szenario erfordert eine Interaktionen zwischen den Teammitgliedern sowie eine Überprüfung der Funktionen der Eskalations- und Kommunikationsverfahren. Darüber hinaus wird der Aspekt des Zeitdrucks, der in allen kriti­schen Situationen unvermeidlich ist, mit berücksichtigt.

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